Helle Schjermer - Indkøbschef, Herning kommune udtaler:

I 2013 valgte vi at udvide vores samarbejde med vores hidtidige leverandør af e-handel og aftalestyring med henblik på, at det også skulle omfatte indkøbsanalyse. - Truelink havde i forvejen alle vores indkøbsdata hvilket betød, at vi kunne genbruge data og sikre en høj af grad af validitet. Vi var fuldt ud bevidste om, at der var tale om et nyt analysemodul, der ville kræve en del til- pasning og tilretninger undervejs. Resultatet er, at vi nu kan lave spend- og complianceanalyser og dermed følge op på relevante KPI´er i forhold til vores indkøbsstrategi...

For at kunne lave compliance analyser kræver det, at man kan sammenligne fakturalinjer med samme produktområder på tværs af alle fakturaer – og med en fælles varegruppering. I TrueAnalyze har vi valgt at bruge UNSPSC-kategoriseringen som fælles varegruppering. Vi går mere grundigt til værks end andre, hvilket betyder en markant højere kvalitet og klassifikationsprocent.

I indkøbsanalyse sammenhænge nævnes ofte 2 typer af compliance

Compliance I er et udtryk for, hvor god organisationen er til at indkøbe på indgået aftale, hos de(n) udvalgte aftale-leverandør(er)
Compliance II er et udtryk for, hvor god organisationen er til at købe indenfor det specifikke sortiment, der er aftalte priser på.

Ved brug af farver, som viser niveau af den enkelte compliance procent, kan man let overskue, hvilke indsatser der skal gøres.

Første opgave for indkøbsafdelingen er at sikre, at compliance procenten på alle strategiske aftaler er højere end

70-80. Når den er opnået, kan man via complianceII analysen sikre sig, at der nu købes de varer, som har den bedste pris i aftalen.

At have et overblik over compliance procenten på de enkelte aftaler gør dialogen med leverandøren og organisationen meget mere enkel.

COMPLIANCE ANALYSER

FAKTURASTØRRELSE & -KONTROL

Det er en kendt ”hemmelighed”, at manuel håndtering af en indgående faktura (kontrol af varemodtagelse, kontrol af priser, kontrol af gebyrer, kontering (eventuelt mellem flere afdelinger, bogføring og udbetaling) er en kostbar affære. Nogle organisationer vurderer procesomkostningen til at være mellem 135-165 kr. pr. faktura.

Derfor er det selvfølgelig interessant at vide størrelsesfordelingen af de indgående fakturaer, så struktureret indsats kan iværksættes.

Alle fakturalinjer skal klassificeres (UNSPSC), og i berigelsesmodulet sker dette manuelt første gang en vare/tjenesteydelse optræder fra en given leverandør. Et team tager sig af dette. For at opnå en maksimal kvalitet sker berigelsen i 3 tempi: En af teamet foreslår en UNSPSC kategori (3 eller 4 niveau), en anden af teamet godkender, og endelig gennemfører teamet en månedlig kvalitetssikringsproces, hvor de enkelte klassifikationsgrupper kvalitetssikres.

En kombination af leverandør og varenummer huskes i systemet til fremtidige fakturaer.

En leverandørkatalogdatabase med mere end 1.000.000 produkter (vokser dagligt) hjælper med forslag til UNSPSC klassifikation. Vores manuelle proces fanger dog, at mange af de UNSPSC klassifikationer, som leverandøren har påsat er fejlagtige. Vores vurdering er, at mellem 10 og 15 % af alle klassifikationer påført af leverandøren er fejlagtig. Hvis disse klassifikationer bruges uden nogen form for kvalitetssikring, så bliver analysegrundlaget også derefter.

Inden fakturalinjerne indgår i analyserne, påføres fakturalinjen bl.a. med leverandørens branchekode, og tilhørsforhold (kommune, region), varens vejledende pris, varens aftalte pris, om der er tale om en vare fra tilbudslisten, basissortimentet eller det øvrige sortiment, er det handlet på e-ordre, e-rekvisition eller uden forudgående ordre, varens grønne egenskaber (økologi, allergi, bæredygtighed energi m.fl. ), kontraktreference, m.fl.

Der er fakturalinjer, som er meget svære at klassificere pga. af dårlig kvalitet i fakturaerne, men alligevel opererer TrueAnalyze med en klassifikationsprocent på 95 % af alle fakturalinjer/fakturaværdi.

BERIGELSESKONCEPT

For at have et brugbart fundament for sine analyser kræver det, at fakturadata afkodes komplet (dvs. at også rabatter, gebyrer, afgifter m.m. indgår i analysen, hvis de er placeret på fakturaens hovedniveau), og ikke kun fakturalinjer.

Allerede dagen efter at de første fakturaer er indlæst, kan man få det første overblik over organisationens indkøbsmønstre.

Spend analyser hjælper med overblik, analyse af gebyrer, hvem køber hvad og er et uundværligt værktøj i forbindelse med udbudsprocessen.