En revolution i dialog for indkøbere. Information og dialog er helt centralt for udbud, indkøb og kontraktstyring.
Når der skal tages stilling til udnyttelse af optioner, nye udbud eller blot sikre at de rigtige varer indkøbes med erfaringer fra alle de decentrale indkøbere - én til en anden.
-
På generelle meddelelser eller meddelelser målrettet til brugernes interesseprofil, kan brugere kommentere og derved skabe dialogen.
-
På kontrakterne kan alle brugere igangsætte meddelelser, ligesom de kan kommentere andres meddelelser.
-
Har man en af disse kontrakter der laves meddelelse på, som favoritkontrakt vil meddelelsen automatisk optræde i informationsstrømmen.
-
Information og dialog baserer sig på modellen som kendes fra mange sociale løsninger som Facebook, LinkedIn m.fl., hvor der bruges nyhedsstrøm / informationsstrøm til at videndele og holde sig orienteret.
DANMARKS BEDSTE DRIFTSDIALOG
DE 9 VIGTIGSTE FUNKTIONER SET FRA ORDREGIVERS INDKØBSANSVALIGE
TrueTrade er skabt til succesrig e-handel, hvor leverandører, ordregivers indkøbskontor og de decentrale indkøbere alle er tilgodeset gennem optimale processer i de enkelte ansvarsområder.
-
Søgning i aftaler og katalog skal være enkelt, give ordforslag og kunne indskrænkes – let og intuitiv for den uerfarne indkøber
-
Alle ordregivers medarbejdere skal kunne se aftaler og katalog, uden at skulle være tildelt rollen indkøber
-
Bestilling af en ordre skal være let – find en vare, læg den i varekurven, tjek ud og gennemfør bestilling.
-
Genbestillingsordre/standardordre, skal kunne genbruges igen og igen, og i visse tilfælde kunne gøres til genstand for cyklisk genbestilling
-
Aftaleadministrationen skal holde styr på aftalens varesortiment (tilbudsliste, basissortiment og øvrigt sortiment), aftalens handelsbetingelser (prisudvikling, gebyrer, afgifter og leveringspolitik), aftaleperiode (kontraktstart, udløb, forlængelse og status)
-
Katalogadministration Automatisk validering af indkomne kataloger – i forhold til opsatte sortimentsregler, tilbudslisten, tidligere godkendelser/afvisninger, aftalt prisstigning (og hyppighed). Kataloget kan delvis godkendes og såvel sortiment / prisstigning kan godkendes før en aftaleopstart / prisstigning skal have effekt
-
Statistikker bygger på detaildata, som gennem udtræk til Excel regneark kan opstilles til at tilfredsstille alle relevante statistikbehov
-
Dokumentationen består af en vejledning til hhv. leverandør, administrator og decentral indkøber
-
TrueTrade har en attraktiv support, som ordregivers superbrugere kan gøre brug af, men allervigtigst for vores kunder er medindflydelse af en aktiv videreudvikling af TrueTrade
AUTOMATISK HÅNDTERING AF
TILBUDSLISTEN
Tilbudslisten er det dokument (typisk et regneark), som er resultatet af en aftale på skarpe priser på en række udvalgte produkter, efter en leverandør har vundet et udbud.
Forestil dig en vareliste på 1.000 eller endnu flere varer, det vil kræve et enormt arbejde at kontrollere hver gang denne opdateres – og hvis det er fødevarer, så kan det kræve kontrol mange gange årligt.
Med TrueTrade gøres denne kontrol meget nemmere. Systemet holder øje med udviklingen af leverandørens sortiment- og prisudvikling. Indkøber skal kun være aktiv overfor leverandøren, når sortimentet ikke stemmer overens med aftalte, når dele af sortimentet ikke kommer til salg og når leverandøren lader produkter udgå uden samtidig at foreslå erstatning.
Det er suverænt den indkøbsansvarlige, der beslutter, om andre produkter end tilbudslisten skal indgå i basissortimentet, og om disse produkter skal optræde øverst på udsøgte varelister for den decentrale indkøber.
Brug af tilbudslisten er en del af designet bag Katalog-Validerings-Problematikken konceptet, som har til formål at øge varesortimentet overfor den decentrale indkøber, gennem let, men meget præcis validering af indkomne kataloger.
-
Er det præcis samme varer som kommer til salg i e-handelssystemet?
-
Er det til aftalte pris?
-
Er det i aftalte enhed?
-
Kommer alle varer til salg – eller udebliver vigtige vareområder?
-
Varer som har været til salg fra tilbudslisten, fjernes de i næste katalogopdatering?
-
Hvilke varer udgår og erstattes?
TrueTrade kan anskaffes af alle typer af offentlige myndigheder på SKI 02.19 aftale.
Det er let at komme i gang med TrueTrade – mere end 400 vareleverandører med mere end 2 mio. klargjorte produkter i leverandørens aktive katalog er klar til med kort varsel, at levere sortiment og nettopris til en ny Ordregiver.
TrueTrade har markedets mest attraktive supportaftale.
For at finde aftaleindhold og betingelser skal du logge ind på www.netindkoeb.dk. Har du ikke allerede log ind kan dette rekvireres hos SKI.
SKI 02.19
Den decentrale indkøbsplads handler om 3 rolletyper:
-
Kigge brugeren, som bare skal finde en aftale eller nogle produkter, men som ikke er autoriseret til at indkøbe
-
Indkøberen, som handler til egen afdeling
-
Den administrative indkøber, som foretager indkøb for flere afdelinger
Varemodtagelsen er et indkøbs vigtigste proces:
-
Når varen bliver leveret, skal der varemodtages. Varemodtagelse er et indkøbs vigtigste proces – det er her leverancen juridisk accepteres. Som minimum kontrolleres om det er den korrekte vare, om varen er hel og ubeskadiget, om varen lever op til forventet kvalitet, om varen er leveret i den mængde der er bestilt, om varen er leveret i henhold til leveringsaftale.
-
Hvis en eller flere af disse forhold afviger fra det forventede, så skal der tages stilling til returnering, indsigelse, korrektioner af tidligere bestilte varer m.m.. Med TrueTrade kan disse afvigelser opsamles og bruges ved de periodiske samhandelsstatusmøder med vareleverandørerne.
-
Som decentral indkøber kan ordren følges fra bestilling til betaling igennem ”Mine ordrer” oversigten.
DEN DECENTRALE ARBEJDSPLADS
INDKØBSKONTORETS COCKPIT
Aftaleformidling handler om, at gøre aftalen tilgængelig for alle de interessenter, der er i forhold til den indgåede aftale. Det handler også om at holde interessenterne opdateret, når en aftale er indgået, der er sket ændringer i sortiment, i aftalens betingelser, når aftalen udløber og når aftalen erstattes.
Indkøbskontorets væsentligste fordele:
-
Aftaler tilgængelige for alle interessenter
-
Automatisk og selektiv aftaleformidling
-
Validering af Basissortiment / tilbudslisten (sortiments- og priskontrol)
-
Validering af øvrigt sortiment – sortiments- og rabatregler
-
Prisudviklingskontrol – hyppighed, stigning (f.eks. Danmarks Statistik nettoprisindeks), punktafgiftskontrol (prisstigningen er uden punktafgifter)
-
Historik – når en vare er afvist i sortimentet, så husker valideringen, at varen ikke ”sniges” ind af vareleverandøren gennem fremsendelse af ”nyt” sortiment
-
Opfølgningsmuligheder på økonomi og efterspørgsel
UDVIKLINGSSAMARBEJDE
Et af de kriterier TrueTrade brugere vægter meget højt er en aktiv udvikling, hvor ordregivere, der benytter TrueTrade, har en reel indflydelse på udviklingen af TrueTrade.
Kravene fra omverdenen, krav til højere effektivitet i virksomhederne, krav til større compliance og krav fra brugere til bedre løsninger af deres hverdag gør, at en aktiv udvikling ikke alene er vigtig og interessant, men en tvingende nødvendighed, hvis opgaverne i virksomhederne skal løses mest effektivt.
Der afsættes ca. 3.000 timer til brugerstyret udvikling årligt, og dertil kommer de forbedringer som TrueLink yderligere skyder ind i produktet.
Organiseringen af dette udviklingsfællesskab består af de deltagne virksomheder, som mødes hver anden måned og debatterer/voterer hvilke områder der næste gang skal sættes ind på. Til et sådant møde har TrueLink normalt lavet et eller flere oplæg, som kan debatteres.
På www.netindkoeb.dk under SKI aftalen på TrueTrade kan der læses om de udviklingstiltag, der arbejdes med.