Det siger loven

Bekendtgørelse nr. 354 gør det obligatorisk for de offentlige myndigheder at understøtte en række af standarderne bag NemHandel senest den 1. maj 2011. 

 

NemHandel erstatter nuværende fakturadokument (OIOXML) og nuværende VANS infrastruktur i samhandlen med offentlige myndigheder. Det er vigtigt at forstå, at man som leverandør til offentlige myndigheder skal sikre sig, at man kan leve op til nye krav til forretningsdokumenterne og den nye forsendelsesmetode. 

 

Nye krav til dokumenterne

Fakturaer og de andre forretningsdokumenter er populært sagt skrevet i et OIOUBL-sprog eller – sagt på en anden måde – repræsenteret ved hjælp af OIOUBLstandarden. 

 

OIOUBL indeholder:

 

  • flere obligatoriske oplysninger

  • mere stringent brug af oplysninger

  • kvittering og rykker i fakturaprocessen

  • samt understøtter også katalog og ordreprocesserne

 

Ny infrastruktur

Leverandøren slår op i NemHandel Serviceregistreret for at finde information om, hvor dokumentet skal sendes hen, og hvordan det skal sendes. 

  • Opslag i NemHandel register ved brug af medarbejdercertifikat, hvor modtagerens profil, funktionscertifikat (benyttes til kryptering og afkryptering) og EndpointID hentes

 

Dokumentet sendes fra leverandøren til kunden via en transportprotokol

  • VANS udskiftes til fordel for OIOSI, som er en sikker Internet protokol (OIORASP)

 

 

Momsbekendtgørelsen om elektronisk fakturering

For virksomheder, der sender i elektroniske fakturaer i OIOXML og som nu skal transformeres til OIOUBL, er det en vigtig pointe, at dise virksomheder nu tilhører en gruppe, der laver in-house formater, der skal kunne dokumenteres ift. overholdelse af Momsbekendtgørelsen.

 

Hvis du fortsat sender i OIOXML eller i et andet format end OIOUBL, så er der god grund til sikre dig, at du overholder lovgivningen. Dette gælder også, hvis du modtager elektroniske fakturaer i et format, som oprindelig var i f.eks. OIOUBL. Kun hvis du er 100 % sikker på, at parterne sender og modtager i samme format, kan du nøjes med at have parternes sendte og modtagne data. 

 

Momsbekendtgørelsen fastslår følgende om elektroniske fakturaer:

  • Ved elektronisk fakturering forstås, at fakturaen sendes ad elektronisk vej i form af en fil fra fakturaudstederen til modtageren, i modsætning til en traditionel faktura, der fremsendes på papir. Der er regler for udstedelse af elektroniske fakturaer, som supplerer bogføringslovens bestemmelser herom.

 

  • For det første skal både sælger og køber være enige om, at der faktureres elektronisk. En elektronisk faktura skal indeholde de tilsvarende oplysninger som en almindelig faktura. Der kan ikke benyttes forenklede fakturaer, når der faktureres elektronisk.

 

  • For det andet skal virksomheder, der anvender, udsteder eller modtager elektroniske fakturaer til brug for regnskabsførelsen, opbevare de elektroniske fakturaer i deres oprindelige form og format. Opbevaringen skal ske på en sådan måde, at kravene til ægthed og integritet overholdes og sådan, at data ikke mistes helt eller delvis som følge af fejl, nedbrud eller andre driftsforstyrrelser. Dette gælder, uanset om data opbevares i virksomheden eller hos en tredjepart. 

 

Leverandører, der benytter TrueLink, sikres dette automatisk, selv når der fortsat sendes fra eget ERP system i eget format eller i OIOXML. Det samme gælder kunder, der modtager gennem TrueLink, og hvor afsenders format er anderledes end modtagers format. Her er modtager ligeledes sikret overholdelse af samme krav til opbevaring.

 

Se bekendtgørelsen om regninger til den offentlige sektor