1. Min virksomhed opbevarer fakturadata jf. loven
Er du opmærksom på Momsbekendtgørelsens krav til opbevaring af fakturadata, der ændrer format undervejs fra afsender til modtager? Kravene gælder hvis du:
-
Sender elekroniske fakturaer i OIOXML
-
Sender elektroniske fakturaer i eget format, som fx skal afleveres til modtager i OIOUBL
-
Modtager i OIOXML
-
Modtager i eget format, hvor afsender fx sender i OIOUBL
Disse krav trådte i kraft den 1. maj 2011 med indførelse af OIOUBL hos offentlige myndigheder
Virksomheder, der sender i elektroniske fakturaer i OIOXML, behøvede tidligere ikke at bekymre sig om Momsbekendtgørelsen, fordi parterne sendte og modtog i samme format.
Men hvis du fortsat sender i OIOXML (eller i et andet format end OIOUBL), så skal du nu være opmærksom for at overholde lovgivningen. Dette gælder også, hvis du modtager elektroniske fakturaer i et format, som oprindelig var i f.eks. OIOUBL.
Kun hvis du er helt sikker på, at parterne sender og modtager i samme format, kan hver part fortsætte som man plejer, nemlig at nøjes med at have sit eget original data arkiveret jf. bogføringsloven.
Momsbekendtgørelsen foreskriver følgende om elektroniske fakturaer:
Ved elektronisk fakturering forstås, at fakturaen sendes ad elektronisk vej i form af en fil fra fakturaudstederen til modtageren, i modsætning til en traditionel faktura, der fremsendes på papir.
Der er regler for udstedelse af elektroniske fakturaer, som supplerer bogføringslovens bestemmelser herom. For det første skal både sælger og køber være enige om, at der faktureres elektronisk. En elektronisk faktura skal indeholde de tilsvarende oplysninger som en almindelig faktura. Der kan ikke benyttes forenklede fakturaer, når der faktureres elektronisk.
For det andet skal virksomheder, der anvender, udsteder eller modtager elektroniske fakturaer til brug for regnskabsførelsen, opbevare de elektroniske fakturaer i deres oprindelige form og format. Opbevaringen skal ske på en sådan måde, at kravene til ægthed og integritet overholdes og sådan, at data ikke mistes helt eller delvis som følge af fejl, nedbrud eller andre driftsforstyrrelser. Dette gælder, uanset om data opbevares i virksomheden eller hos en tredjepart.
Leverandører, der benytter TrueLink, sikres dette automatisk, selv når der fortsat sendes fra eget ERP system i eget format eller i OIOXML. Det samme gælder kunder, der modtager gennem TrueLink, og hvor afsenders format er anderledes end modtagers format. Her er modtager ligeledes sikret overholdelse af Momsbekendtgørelsens krav.