Elektroniske fakturaer til Nordania Leasing
Nordania Leasing modtager nu kun service og vedligeholdelsesfakturaer elektronisk for at minimere ikke-værdiskabende omkostninger. Det betyder, at hvis vi modtager fysiske fakturaer, vil de blive afvist og returneret.
Nordania Leasing har en aftale med TrueLink, som har et meget brugervenligt koncept på www.truelink.dk, der ikke kræver tilslutningsomkostninger af de leverandører, der benytter denne mulighed.
Konceptet via TrueLink giver dig mulighed for nemt at benytte en Nordania tast-selv skabelon eller til at afsende elektroniske filer via dit økonomisystem.
Hvorfor TrueLink?
Vi har valgt TrueLink, fordi det er designet til elektronisk udveksling af handelsdokumenter og er specielt målrettet til udveksling af elektroniske fakturaer. Det har også været afgørende for valget, at TrueLink overholder bogføringsloven samt momsbekendtgørelsen vedr. arkivering, integritet, sikkerhed og revisionsspor.
Vi har bestræbt os på, at gøre det nemt for fakturamodtager, men vi hører gerne om forbedringstiltag – send en mail til kundecenter@truelink.dk
Sådan kommer du i gang
1. Bliv medlem på TrueLink og køb klip til afsendelse af fakturaer
Det første du skal gøre, er at oprette dig som medlem på TrueLink - Bliv medlem, og købe klip til at sende fakturaer med. (Hvis du allerede er medlem på TrueLink og har købt klip, skal du ikke gøre dette igen).
2. Indgå aftale med Nordania Leasing om elektronisk fakturering
For at sikre en skriftlig aftale med leverandørerne, har Nordania Leasing valgt at alle leverandører skal invitere Nordania Leasing via TrueLink.
Se vejledningen Elektroniske fakturaer til Nordania Leasing som beskriver hvordan du som leverandør inviterer Nordania Leasing til at modtage fakturaer fra dig.
Ønsker du ikke at benytte TrueLink
Hvis ikke du ønsker at anvende TrueLink til afsendelse af dine elektroniske fakturaer, skal du kontakte Nordania Leasing - Morten Kjær Hansen på telefon 70200398, for at få udleveret et specifikt EAN-nr., som du skal sende den elektroniske faktura til.
3. Send fakturaen
Send elektronisk faktura fra dit eget økonomisystem via TrueLink klienten, eller benyt Tast-selv-TrueLink. Læs mere i vejledningen Elektroniske fakturaer til Nordania Leasing.
Få hjælp til TrueLink
Har du spørgsmål til ovenstående, kan du kontakte TrueLink på kundecenter@truelink.dk eller på telefon
79 30 78 33.
Krav til ekstra felter
Sender du elektroniske fakturaer fra dit økonomisystem
Der kan være behov for, at din it-leverandør skal udvide din faktura med ekstra felter til Nordania Leasing. Det kan dog afhænge af, hvilket format dit økonomisystem danner fakturerne i.
Se beskrivelse af de ekstra felter til Nordania Leasing
Ekstra felter i OIOUBL-faktura til Nordania Leasing
Kontakt eventuelt din sædvanlige it-leverandør for at få felterne indarbejdet i dit økonomisystem.
Kan dit økonomisystem ikke danne elektroniske fakturaer
Kan dit økonomisystem ikke danne en elektronisk faktura, kan du anvende en specifik Tast-selv-TrueLink skabelon. Se vejledningen Elektroniske fakturaer til Nordania Leasing.
Vær opmærksom på, at du ikke kan sende dine fakturaer til Nordania Leasing via et indscanningsbureau, da indscanningsbureauet ikke kan håndtere kravet om de ekstra felter.
Elektroniske fakturaer til Nordania Leasing skal indeholde følgende oplysninger:
Bil-registreringsnr.
Der skal indtastes registreringsnummer ved enhver fakturering til Nordania Leasing.
Km-stand
Der skal indtastes aktuel kilometerstand ved enhver fakturering til Nordania Leasing.
Forhåndsgodkendelse
Leverandører skal indhente en forhåndsgodkendelse, hvis reparationen overstiger kr. 1.500,00 ud over et normalt serviceeftersyn. Du kan indhente din forhåndsgodkendelse her.
Det oplyste forhåndsgodkendelsenummer skal indtastes på den faktura der sendes til Nordania Leasing. Hvis du har indgået en værkstedaftale med Nordania Leasing gælder der andre beløbsgrænser.
Varekode
Ved enhver fakturering, skal du bruge en varekode 540, som er den varekode, Nordania Leasing anvender ved kodning af fakturaer. Du er velkommen til at bruge din egen varekodetekst, eksempelvis "udskiftning af bærearm i hs".
Nordania Leasings varekodeområder er opdelt i 3 hovedgrupper
1. Service og vedligeholdelse
2. Erstatningsbiler, overkilometer og forsikring
3. Dæk – montering, udskiftning og opbevaring
Fakturareference
Oprindelig fakturanummer - anvendes kun ved kreditnota.
Husk
-
Ved alle reparationer på en Nordania Leasing bil, har du som reparatør ansvar for, at der foreligger en værksteds- rekvisition der er underskrevet af kunden.
-
Rekvisitionen skal ikke sendes til Nordania Leasing, men skal eksempelvis opbevares sammen med arbejdskortet.
-
Sender du fakturaer via Tast-selv-TrueLink, skal du anvende det EAN-nr. som dannes ved invitation og tilmelding.