I dokumentarkivet kan ses: 

• Forespørgsler afgivet til leverandøren

• Tilbud modtaget fra leverandøren

• Ordrer afgivet til leverandøren

• Bekræftelser på afgivne ordrer fra leverandøren

• Fakturaer fra leverandøren

• Alle ovenstående dokumenter

• Kontrakter

• Kontoudtog

 

Fælles for alle dokumentlister er:

• Visning sker i pdf og kræver Adobe pdf reader.

• Alle dokumenter – med undtagelse af kontoudtoget - kan kopieres og danne grundlag for ny forespørgsel eller ordre. Bemærk, at varer, som findes i dokumentet, kan risikere ikke at være i produktkataloget og vil derfor give en fejlmeddelelse

• Visning af dokumenterne – forespørgsel, tilbud, ordre og ordrebekræftelse vil summere varelinjerne til en foreløbig total. Kun faktura indeholder en 100 % korrekt total, hvor eventuelle gebyrer og tillæg for fragt, aflæsning, anbrud m.m. er inkluderet.

• Der er en række udvælgelsesmuligheder på de enkelte dokumentfaneblade, som gør det mere enkelt at finde det korrekte dokument.

• Alle dokumentlistevisninger starter altid med kun at vise de aktive dokumenter. Ved at vælge "Historik" eller "Alle" vises de oprindelige dokumenter, som danner grundlag for de nuværende aktive dokumenter (tilbud, ordrebekræftelser eller fakturaer).

• En markering på det enkelte dokument viser, om dokumentet er:(a) – aktivt(h) – et historisk dokument(k) – baseret på en kontrakt

 

Forespørgsel

Forespørgsel er det dokument, som virksomheden har sendt til leverandøren eller indtastet i varekurven.
Hvis forespørgslen fortrydes, kan man via [Annuller knappen] bede leverandøren slette dette dokument.

 

Tilbud

Tilbud er det dokument, som leverandøren har udfærdiget på baggrund af en forespørgsel. Forespørgslen kan være afgivet gennem leverandørens e-handelsløsning, TrueLink®, eller ved henvendelse til leverandøren (telefon, telefax, personligt møde).

Tilbuddet kan accepteres ved at benytte [Ophøj knappen].

I TrueLink® kan virksomheden opsætte modtagelsesmetode til nye tilbud. Det er muligt at opsætte modtagelsesmetoden til:

1. Manuel hent/visning fra indbakken eventuelt med e-mail-advisering, når nye tilbud modtages
2. Send nye tilbud som e-mail (pdf)
3. Download via TrueLink®-klienten eventuelt med e-mail-advisering, når nye tilbud modtages

Hvis modtagelsesmetode 1 eller 3 vælges, kan indlæsningsformat til eget system vælges. Mulige formater kan ses på www.truelink.dk/faktura-modtagelsesformater.

 

Ordre

Ordre er det dokument, som virksomheden har sendt til leverandøren eller indtastet i varekurven.

 

Ordrebekræftelse

Ordrebekræftelse er det dokument, som leverandøren har udfærdiget på baggrund af en ordreafgivelse. Ordren kan være afgivet gennem leverandørens e-handelsløsning, TrueLink®, eller ved henvendelse til leverandøren (telefon, telefax, personligt møde).

Der fremsendes ny ordrebekræftelse, hver gang ordren ændres af leverandøren, det kan være delleverance, ændret antal eller pris, ændret leveringsdato, tilføjelse af tillæg m.m.

I TrueLink® kan virksomheden opsætte modtagelsesmetode til nye ordrebekræftelser. Det er muligt at opsætte modtagelsesmetoden til:

1. Manuel hent/visning fra indbakken eventuelt med e-mail-advisering, når nye ordrebekræftelser modtages
2. Send nye ordrebekræftelser som e-mail (pdf)
3. Download via TrueLink®-klienten eventuelt med e-mail-advisering, når nye ordrebekræftelser modtages

Hvis modtagelsesmetode 1 eller 3 vælges, kan modtagelsesformat til eget system vælges.

Mulige formater kan ses her

 

Kontrakt / hovedordre / rammeordre

Kontrakten viser den aftale, virksomheden og leverandøren har indgået til et særligt projekt, sag eller leverance.

Hvis projektet, sagen eller leverancen afsluttes, før alle varelinjer i kontrakten er fuldt afkaldt, kan leverandøren anmodes om at afslutte kontrakten ved [Afslut knappen].

 

Kontoudtog

Kontoudtoget er en tro kopi af leverandørens tidligere fremsendte kontoudtog.

I TrueLink® kan virksomheden opsætte modtagelsesmetode til nye kontoudtog. Det er muligt at opsætte modtagelsesmetoden til:
1. Manuel hent/visning fra indbakken eventuelt med e-mail-advisering, når nye kontoudtog modtages
2. Send nye fakturaer som e-mail (pdf)
3. Download via TrueLink®-klienten eventuelt med e-mail-advisering, når nye kontoudtog modtages

Der findes ingen dataformater til kontoudtoget. Kun pdf-formatet kan vælges.