Indkøb til flere afdelinger
Denne video introducerer dig til indkøb til flere afdelinger. Herunder, at benytte flere varekurve til indkøb. Vi tager dig igennem at benytte flere varekurve samt skifte i mellem dem og afgive ordrer. Vi introducerer også, hvordan du bestiller varer til flere afdelinger og splitkonterer efterfølgende. Dertil kommer kompliceret fakturabehandling, ved en faktura, der ikke stemmer.
Se introvidoen her og hurtige instruktioner under videoen:
Kom tilbage til Guides
Hurtige instruktioner
Flere varekurve
Kontering til flere afdelinger
Kompleks fakturabehandling
Flere varekurve
Du kan oprette flere varekurve, hvis f.eks. du er indkøber for flere afdelinger, eller for flere leveringsadresser.
Ved klik på pilen vil listen over dine varekurve vises, hvis du har flere varekurve. I viste eksempel er der 2 varekurve – Varekurv #1 (Æblegården) og Varekurv Skole (Xkobing skole).
1. Opret flere varekurve
En ny varekurv oprettes ved klik på pilen for Vis andre varekurve og klik [Tilføj kurv].
Indtast dernæst titel / navn på din varekurv og vælg hvilken afdeling der skal tilknyttes varekurven (valgte afdeling vil blive faktureringsadressen på ordren).
Klik [Acceptér].
2. Fasthold en varekurv
Når ordren sendes slettes din varekurv automatisk. Har du kun en varekurv, vil du automatisk få en ny kurv for din egen afdeling.
Ønsker du nye oprettede varekurve bibeholdt, vælges Fasthold varekurv, hvilket betyder, at varekurven tømmes når ordren er afsendt og at du altid vil have denne varekurv tilgængelig.
Ønsker du at slette en fastholdt varekurv, skal Fasthold varekurv markeringen fjernes, ved at rette varekurven, hvorefter varekurven kan slettes.
3. Bestil til flere varekurve
Skal du købe samme vare til flere afdelinger, tilføjes først varen til valgte varekurv med ønskede antal.
Klik dernæst på pilen for vis andre varekurve, og vælg den ønskede varekurv, ved klik på varekurven.
Søgningen du havde valgt, vil blive bibeholdt og du kan indtaste ønskede antal til varekurven du netop har skiftet til.
Når ønskede varer er tilføjet varekurvene, tjekkes varekurvene ud enkeltvis og ordrer sendes per varekurv.
Kontering til flere afdelinger
Skal alt konteres på samme kontering og samme fordeling, vælges [Kontering] – kontering for alle linjer.
Skal kontering tilføjes på den enkelte linje, klik på . Skal kontering tilføjes på gebyr, klik på [Vælg konto].
4. Kontering af hele ordren
Skal alle varelinjer konteres med samme splitkontering, klik på [Kontering].
Vælg Artskonto og Kostbærer for første kontering, klik dernæst på ikonet for splitkontering.
Vælg antal linjer, konteringen ønskes fordelt på.
Fordelingen kan ske i % fordeling på beløbene på varelinjerne. Indtast ønskede fordeling.
Vælg kostbærer på øvrige fordelinger.
Klik [Opdater linjer] for at tilføje splitkonteringen på alle varelinjer.
Er det en splitkontering som ofte benyttes, med samme fordelingsnøgle, kan splitkonteringen gemmes som konteringsskabelon, ved at sætte flueben ud for Gem som ny konteringsskabelon.
Er der allerede oprettet konteringsskabeloner, kan disse vælges ved klik på ikonet for at få listen over gemte konteringsskabeloner.
Vælg ønskede skabelon, ved klik på skabelon navnet.
5. Splitkontering
Skal splitkontering foretages på en varelinje, klik på konteringen på den ønskede varelinje.
Vælg Artskonto og Kostbærer for første kontering, klik dernæst på ikonet for splitkontering.
Vælg antal linjer, konteringen ønskes fordelt på.
Vælg hvilken fordeling der ønskes, på bestilte enheder, % eller beløb
Indtast ønskede fordeling.
Vælg kostbærer på øvrige fordelinger.
Klik [Opdater] for at tilføje splitkonteringen på varelinjen.
Er det en splitkontering som ofte benyttes, med samme fordelingsnøgle, kan splitkonteringen gemmes som konteringsskabelon, ved at sætte flueben ud for Gem som ny konteringsskabelon.
Er der allerede oprettet konteringsskabeloner, kan disse vælges ved klik på ikonet for at få listen over gemte konteringsskabeloner.
Vælg ønskede skabelon, ved klik på skabelon navnet.
Kompleks fakturabehandling
Manuel fakturabehandling skal foretages, hvis faktura ikke stemmer overens med varemodtagelsen indenfor en eventuel tolerance på kommune- eller leverandør niveau.
Fakturabehandlingen vælges ved klik på bolden for fakturabehandling på ordren.
Eksempler på afvigelser kan være:
- Varen er faktureret til en anden pris end på ordren
- Den fakturerede vare er ikke varemodtaget
- Gebyret er angivet som fakturalinje
- Der er faktureret en anden vare end varen der er varemodtaget
- Antallet der er varemodtaget stemmer ikke med antal faktureret
Vises afvigelserne med rødt, skyldes det fakturabeløbet er højere end beløbet beregnet efter varemodtagelse.
Vises afvigelserne med grønt, skyldes det fakturabeløbet er lavere end beløbet beregnet efter varemodtagelse.
Er der fejl i varemodtagelsen, kan varemodtagelsen annulleres, ved klik på [Annuller varemodtagelse] og ny varemodtagelse kan foretages.
Fakturalinjer og eventuelle gebyrer fra faktura vises med ikonet / Rød betyder faktura f.eks. indeholder en fakturalinje eller gebyr, som ikke stemmer med varemodtagelsen.
Ved klik på grøn ikon på fakturalinje, vises den sammenføjede varemodtagelse.
Varelinjerne fordeles i 2 blokke:
- Varelinjer der kræver behandling – fakturalinjer hvor der er afvigelser.
- Varelinjer der er behandlet – fakturalinjer hvor der ikke er afvigelser, eller fakturalinjer der manuelt er flyttet til blokken.
Faktura kan godkendes/afvises, eller der kan sendes en indsigelse.
Ved klik på faktura- / kreditnotanummer, vil du se valgte faktura.
6. Flyt gebyr til fakturahoved eller omvendt
Sendes et gebyr som en fakturalinje, skal fakturabehandlingen foretages manuel, uanset om det var forventet et gebyr, eller ingen gebyr var forventet.
I ovenstående eksempel er den totale afvigelse på 0, idet der var forventet et Ekspeditionsgebyr, men leverandøren har sendt gebyret som fakturalinje, derfor vises afvigelse på Linjer totalt.
Denne fakturalinje flyttes til Gebyrer ved at klikke på [Gebyr] på den pågældende fakturalinje, hvorefter det skal vælges gebyr type (Ekspeditionsgebyr, Fakturagebyr, Fragtgebyr, Hastegebyr). Klik dernæst [Ok]
Det er vigtigt for kommunen, at gebyrer konteres rigtigt. Flytter du et gebyr fra fakturalinje niveau til (fakturahoved) gebyr, vælger systemet automatisk korrekt artskonto.
En fakturalinje der er flyttet til gebyr, kan flyttes tilbage til fakturalinje. Årsag kunne være der var valgt en forkert fakturalinje, som blev flyttet til gebyr. Klik på [Til linje].
Hvis der flere afvigelser i blokken Varelinjer der kræver behandling, færdigbehandles disse enten ved at sende Indsigelse, eller godkendelse af faktura.
7. Marker fakturalinjer som godkendt
Hvis du har en fakturalinje med Linje afvigelse under blokken Varelinjer der kræver behandling og fakturalinjen er ok – det kunne være, du havde bedt leverandøren levere efter, du havde sendt ordren, skal linjen flyttet til blokken Varelinjer der er behandlet, hvis du ønsker at sende en indsigelse på andre afvigelser i forbindelse med fakturabehandlingen.
For at flytte fakturalinjen, vælg linjen ved at sætte flueben ud for den ønskede fakturalinje og klik på [Flyt til behandlet].
8. Indsigelse
Ønsker du leverandøren sender en kreditnota, kan systemet hjælpe dig med en udfyldt indsigelsestekst, du skal bare klikke på [Indsigelse].
Afvigelserne i teksten er eventuelle afvigelser på gebyrer, samt de varelinjer der vises i blokken Varelinjer der kræver behandling
Leverandørens e-mailadresse, emne på mailen, samt mail teksten udfyldes automatisk.
I mail teksten vil afvigelserne ligeledes være automatisk tilføjet.
Teksterne kan over skrives.
Klik [Ok] for at sende indsigelsen.
Når indsigelsen er sendt, vil der i bolden for faktura vises et ’I’.