CONTRACT 

MANAGEMENT

TrueTrade Contract Management kan bruges som et stand-alone system med mulighed for integration til egne systemer. TrueTrade Contract Management kan benyttes alene til administration og styring af kontrakter, eller til også at dele kontrakter og information med de decentrale indkøbere i organisationen.

1/5

DANMARKS BEDSTE DRIFTSDIALOG

Contract Managment dialog

Dele erfaringer på kontrakter, leverandører, produktkvalitet m.v.

Videndeling blandt alle indkøbere og Contract Managers - hvordan har man kunnet undvære det?

Helt tilpasset dialog på interesseområder

En revolution i dialog for indkøbere og Contract Managers. Information og dialog er helt centralt for udbud, indkøb og kontraktstyring. Når der skal tages stilling til udnyttelse af optioner, nye udbud eller blot sikre at de rigtige varer indkøbes med erfaringer fra alle de decentrale roller i processen - én til en anden.

 

  • På generelle meddelelser eller meddelelser målrettet til brugernes interesseprofil, kan brugere kommentere og derved skabe dialogen.

  • På kontrakterne kan alle brugere igangsætte meddelelser, ligesom de kan kommentere andres meddelelser. Har man en af disse kontrakter, som der laves meddelelse på, som sin favoritkontrakt vil meddelelsen automatisk optræde i informationsstrømmen

  • Information og dialog baserer sig på modellen som kendes fra mange sociale løsninger som Facebook, LinkedIn m.fl., hvor der bruges nyhedsstrøm / informationsstrøm til at viden dele og holde sig orienteret

Kontrakten beskrives, klassificeres, interessenter hos kunde og leverandører indlægges, kontraktreference til brug for katalog/prisbøger, afgrænsning til specifikke afdelinger og ikke mindst datoer for styring af start, slut, optioner, forlængelse, som alle bruges aktivt til advisering, publicering af aftale og lignende funktioner.

 

Sammen med betingelser og vilkår er ovennævnte information grundlag for det aftaleblad som den decentrale indkøber og leverandøren kan se.

 

Systemet holder styr på historikken, så man kan følge, hvem der har gjort hvad i kontrakten.

 

  • Kontraktens datoer styrer advisering til kontraktansvarlig 

  • Kontraktens omfang, oprindelse og udbudsgrundlag 

  • Kontraktens kontaktpersoner i organisation og hos leverandør

  • Driftsdialogen på kontrakten opsamles til brug for statusmøder med leverandøren

KONTRAKTSTYRING

KONFIGURATION AF

BETINGELSER & VILKÅR

I TrueTrade Contract Management indlægges betingelser og vilkår særdeles struktureret, så den decentrale indkøber let kan forstå og finde relevant information. Konfiguratoren sikrer, at samme type vilkår på forskellige kontrakter – måske oprettes over lang tid af forskellige kontraktansvarlige - benytter samme ordlyd og terminologi, så der derved undgås misforståelser.

 

Nogle af de merkantile vilkår har et direkte samspil med bestilling og fakturagodkendelsen. Er der i vilkår f.eks. skrevet, at der er et leveringsgebyr på kr. 100, ved køb under kr. 1.000, så gøres bestiller opmærksom på dette ved bestilling. 

 

Kontraktens vilkår opbygges i en form for ”byggeklodser”, hvor man i en ”træk og slip” funktion flytter ”byggeklodsen” til det aktive område. ”Byggeklodser” som konflikter kan ikke sættes aktiv samtidig.

 

  •  Opsætning af vilkår og betingelser 

  •  ”Træk og slip” af ”byggeklodser”

  •  Styr på konflikter i de enkelte vilkår

  •  Let overskueligt for den decentrale indkøber

RISIKOSTYRING

Contract Management modulet er indkøbsledelsens værktøj til at sikre, at kontrakter på tværs af Contract Managers behandles på en ensartet og struktureret måde og samtidig give ledelsen det ”forkromede” overblik over kontraktporteføljen.

 

Værktøjet bruges af Contract Managers, som i øget grad vinder indpas på indkøbskontoret.

 

Contract Management består grundlæggende af disciplinerne Risikostyring (vurdering / afdækning), hvor man vurderer kontrakten og kontraktens interessenter så objektivt som muligt. Udviser risikovurdering en høj risiko, så er det ideen, at man igangsætter i handleplanen nogle initiativer, som helst skulle medføre, at risikoen på et senere tidspunkt kan sænkes til middel eller lav.

 

For alle aftaler etableres en handleplan med få eller mange handlinger i. Det er op til den enkelte Contract Manager, at indlægge de relevante handlinger. Der er i systemet prædefineret en række handlingselementer, som er grupperet i Opstartsaktiviteter, Kontrol- og compliance-aktiviteter og i Driftsaktiviteter. Der påføres opfølgningsdato på den enkelte handling, som systemet bruger til at give ledelsen og den enkelte Contract Manager overblik over kommende og overskrevne aktiviteter. Den enkelte Contract Manager kan opsætte sin Digest profil og abonnere på beskeder/mails når en handling nærmer sig en opfølgningsdato.

 

Er der handlinger eller dokumenter, man ønsker at dele med sin leverandør, kan leverandøren tilgå disse igennem leverandørens cock-pit.

Kontrakt information / formidling til den decentrale indkøber er et vigtigt element i løsningen. Brugerne abonnerer på en interesseprofil (udbudsområder), så når en ny kontrakt er klar til igangsætning, så er det en enkel sag for kontraktansvarlig, at formidle målrettet om den nye kontrakt til disse brugere.

 

Hvis en bruger vælger at markere en kontrakt som favoritkontrakt vil denne bruger automatisk være med i dialogen omkring kontrakten og ved kontraktsøgning vil disse kontrakter blive vist først.

 

En effektiv søgemaskine kan søge i kontraktens beskrivelse, men også i skjult metadata (søgeord og synonymer) og i den udvidede søgning søges i vedhæftede bilag til kontrakten.

DEN DECENTRALE INDKØBER